Médecin : comment faire pour bien choisir une secrétaire médicale ?

En tant que médecin, vous avez probablement un emploi du temps chargé. D’ailleurs, votre travail est crucial et vous devez vous concentrer sur la pratique de votre métier. C’est pour cela qu’il est recommandé de déléguer les tâches non essentielles à quelqu’un sur qui vous pouvez compter, à l’instar d’une secrétaire médicale.

Toutefois, il faut savoir que trouver la bonne secrétaire est essentiel. Parce qu’elle sera votre représentante en tant que premier point de contact avec vos patients. Elle assumera également différentes responsabilités cruciales pour les opérations de votre clinique et votre pratique en général.

Quelles sont les tâches que devra réaliser une secrétaire médicale ?

Tout d’abord, il faut savoir que les tâches d’une secrétaire médicale peuvent varier en fonction du type d’organisation. À titre d’exemple, une secrétaire médicale travaillant dans un cabinet de médecin généraliste peut être assez occupée. Elle passera beaucoup de temps à traiter directement avec les patients et à organiser les horaires de rendez-vous du médecin.

Une secrétaire dans un hôpital quant à elle travaille probablement pour une équipe de médecins, au sein d’un département spécifique. Elle aura notamment pour tâche de traiter toutes leurs correspondances et les dossiers des patients. Il y a aussi des cliniques privées qui préfèrent les prestataires en télésecrétariat médical à Madagascar qui se chargeront d’une permanence téléphonique, de filtrer les appels ou encore de gérer les agendas.

Ainsi, vous pouvez voir qu’il y a beaucoup de possibilités pour une secrétaire médicale dans le secteur de la santé. En règle générale, un secrétaire médical effectuera les tâches administratives les plus courantes. Cependant, son rôle sera centré sur des tâches d’administration médicale plus spécifiques, qui peuvent inclure :

• la prise de rendez-vous avec les patients,
• le suivi et le classement des dossiers des patients,
• la saisie des ordonnances,
• la gestion des rendez-vous et des agendas,
• le fait d’informer les patients des résultats de leurs tests
• etc.

Les conseils pour trouver la bonne secrétaire médicale

Faire appel à une secrétaire médicale, c’est avant tout trouver la personne qui convient à vos besoins. Voici quelques critères à prendre en compte pour vous aider à en trouver une :

• L’éducation

Une secrétaire médicale doit avoir au moins un diplôme d’études secondaires. En tout cas, ce serait un plus pour elle, si elle a un diplôme dans le domaine médical ou un certificat lié aux soins de santé. Ces études et formations vous garantissent qu’elle connait les termes médicaux.

• L’expérience

Bien que vous puissiez être flexible avec l’éducation d’un candidat, il est conseillé d’embaucher quelqu’un qui connaît le milieu de la santé. Ce afin que vous n’ayez pas à passer beaucoup de temps à la former.

De nombreux médecins préfèrent embaucher une secrétaire médicale qui a de l’expérience dans le domaine de la santé, parce qu’elle a déjà une idée du déroulement du processus qui l’attend.

• L’attitude professionnelle

L’industrie médicale évolue rapidement et vous aurez besoin d’une secrétaire médicale proactive. Ainsi, vous saurez qu’elle peut réagir rapidement face à différents scénarios, même sans vos conseils.

Une bonne secrétaire médicale doit également être organisée puisqu’elle doit s’occuper de votre agenda et rester au fait des autres tâches qui lui sont déléguées.

• La maîtrise des différents logiciels à sa disposition

Une secrétaire médiale efficace doit maîtriser les différents outils informatiques. Elle doit par exemple se familiariser avec les e-mails, les logiciels d’inventaire, le marketing sur les réseaux sociaux, les logiciels de comptabilité et avec les logiciels pour contrôler les appels téléphoniques.

Pour conclure, vous devez simplement veiller à trouver quelqu’un qui correspond au rôle dont vous avez besoin pour votre cabinet. Assurez-vous d’évaluer soigneusement chaque candidate au poste de secrétaire médicale en posant les bonnes questions lors de l’entretien. Ainsi, vous aurez un bon aperçu de ce qu’elle peut apporter.